Wie geht Ressourcenplanung im Team? Wofür brauche ich Ressourcenplanung im Projektmanagement? Und wie mache ich eine clevere Ressourcenplanung meiner Mitarbeiter? All das nimmst du aus diesem Artikel mit!
Voraussichtliche Lesedauer: 6 Minuten
Die Designerin wird krank, der Konzepter ist im Kopf noch bei drei anderen Projekten und obwohl der Entwickler nur für zwei Tage eingeplant war, sitzt er nun schon den dritten Tag am Code – auch wenn die Planung von Ressourcen zu den Grundlagen des Projektmanagements gehört, wird sie in der Realität oft zur Herausforderung. Denn sie unterliegt äußeren Einflüssen und basiert häufig nur auf geschätzten Annahmen über die Auslastung der Teammitglieder.
Gerade jetzt, in Zeiten von Homeoffice, Hybridmodellen und Co. kommt erschwerend hinzu, dass Teams nicht gemeinsam im Büro sitzen und Kapazitäten nicht durch ein kurzes „Was steht bei dir heute an?“ geklärt werden können.
Die Folge:
Projekte ziehen sich in die Länge, das Team muss Überstunden machen und am Ende leidet nicht nur die Stimmung, sondern auch die Zufriedenheit der Kunden. Es entsteht ein wirtschaftlicher Schaden, den du durch eine gute und bedarfsgerechte Planung vermeiden kannst.
Aber starten wir mit dem Grundlegenden.
Was ist eigentlich Ressourcenplanung deiner Mitarbeiter?
Bei der Ressourcenplanung unter Mitarbeitern geht es um die Planung der Auslastung verschiedener Ressourcen auf Basis ihrer Kapazität. Dabei handelt es sich übrigens nicht zwangsläufig nur um Mitarbeiter, sondern auch um Dinge wie Equipment, Meetingräume oder Mietwagen. Doch gerade die Planung menschlicher Ressourcen wird zur Herausforderung. Wer hat freie Kapazitäten? Wie viel dieser Kapazität wird für das Projekt benötigt? Wo gibt es eventuell Engpässe?
Absprachen werden hier umso wichtiger, je größer das Team ist. Sonst kommt es schnell dazu, dass Mitarbeiter überlastet sind oder zu viel Zeit für Aufgaben haben und ihre Kapazitäten dadurch nicht optimal ausgelastet werden. In diesem Artikel gebe ich dir fünf Tipps für eine optimale Ressourcenplanung in deinem Team, die ich selbst als Gründer und Entwickler von zwei Projektmanagement-Tools über die Jahre gelernt habe.
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Tipp 1: Mache Ressourcenplanung deiner Mitarbeiter nicht zu detailliert
Eine gute Ressourcenplanung ist wichtig für den Erfolg eines Projekts, aber es handelt sich dabei um keine exakte Wissenschaft.
Mitarbeiter werden krank, brauchen kurzfristig Urlaub oder sind schlichtweg unterschiedlich leistungsfähig – solche externen Faktoren lassen sich nicht planen, auch wenn wir das gerne würden.
Akzeptiere, dass es Grenzen in Bezug auf die Genauigkeit gibt, die sich auch mit noch so viel Aufwand nicht verschieben lassen.
Der Aufwand der Ressourcenplanung sollte deshalb dem Genauigkeitsgrad des Outputs entsprechen.
Tipp 2: Plane für jeden Mitarbeiter eine Grundlast
Niemand arbeitet tatsächlich acht Stunden am Tag produktiv an Projekten. Stattdessen verbringt man eine gewisse Zeit des Tages mit administrativen oder organisatorischen Aufgaben. Das ist die sogenannte Grundlast.
Am besten berechnest du in der Ressourcenplanung für jeden Mitarbeiter eine Grundlast von 10 – 20 % der tatsächlichen Arbeitszeit ein. Diese Zeit ist dann nicht als Kapazität für Projekte verfügbar, sondern dient als Puffer für eventuelle Leistungsschwankungen und Organisationszeit.
Höre dir auch die Folge „3 simple Wege, wie man Mitarbeiter motiviert“ im B2B! Podcast an:
Tipp 3: Bespreche dich regelmäßig mit deinem Team
Egal, wie gut du vorab planst:
Manchmal kommt es eben doch anders, als man denkt und es sind zu wenige Ressourcen vorhanden.
In solchen Situationen ist es wichtig, dich mit deinem Team abzustimmen und gemeinsam Aufgaben zu priorisieren. Was kann eventuell auch auf die nächste Woche verschoben werden? Was sollte besonders dringend erledigt werden?
Durch regelmäßige Rücksprachen stellst du sicher, dass sich niemand überlastet fühlt und die Aufgaben fair verteilt werden. (Lies hierzu auch: 7+1 simple Tipps für Führungskräfte, die sofort zünden)
Tipp 4: Erfasst eure Zeiten
Damit du bei der Ressourcenplanung nicht einfach ins Blaue rätst, wie lange jeder Mitarbeiter an seinen Aufgaben arbeitet, ist es essenziell, dass ihr eure Arbeitszeiten erfasst.
Das heißt, jeder Mitarbeiter sollte festhalten, wie lange er für welche Aufgabe und welchen Kunden gearbeitet hat. So siehst du am Ende, ob deine Planung tatsächlich aufgeht, oder ob du sie für das nächste Projekt anpassen solltest. Ebenfalls zeigt sich hier, ob die angesetzte Grundlast auch tatsächlich ausreicht oder gegebenenfalls angepasst werden sollte.
Tipp 5: Nutzt eine Softwarelösung für die Ressourcenplanung der Mitarbeiter
Eine Planungssoftware, die Bereiche wie Projektmanagement, Zeiterfassung und Controlling miteinander kombiniert, wird euch viel Zeit und Nerven bei der Ressourcenplanung sparen.
Denn damit habt ihr alle Informationen gebündelt und müsst beispielsweise nicht händisch nachschauen, wann welcher Mitarbeiter im Urlaub ist. Im besten Fall zeigt euch die Software direkt an, wer noch freie Kapazitäten hat und warnt euch, wenn es eng wird.
Gerade jetzt, in Zeiten von Homeoffice und Co. bietet eine All-in-One Lösung den Vorteil, dass jeder aus dem Team von überall aus stets den Überblick behält.
Mehr solcher Inspirationen habe ich im folgenden E-Book zusammengestellt, das aktuell noch gratis heruntergeladen werden kann:
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Zum Autor: Tobias Hagenau
Tobias Hagenau ist Gründer des Hamburger Startups HQLabs und hat gemeinsam mit seinen Mitgründern bereits zwei Software-Tools auf den Markt gebracht. Mit dem HQ ermöglicht er es Agenturen, ihren gesamten Geschäftsprozess von der Projektplanung über die Zeiterfassung bis zum Controlling in einem Tool zu managen. Als Experte für Projektmanagement brennt er für das Thema New Work.
Zuletzt aktualisiert am 8. September 2022