Aufgaben delegieren und Verantwortung weitergeben führt zum Erfolg. Das weiß jede Führungskraft – dennoch tun sich viele schwer damit. Warum sollte man aber gerade als Führungskraft Aufgaben abgeben? Was bringt es dem ganzen Team? Das erfährst du in diesem Artikel. Und es gibt einen ganz einfachen Trick an die Hand, mit dem du sofort herausfindest, welche Aufgaben du überhaupt weitergeben kannst und solltest und warum!
Voraussichtliche Lesedauer: 7 Minuten
Warum trennten die Aldi-Brüder 1961 ihr Imperium in Nord und Süd auf?
Angeblich neigte Theo Albrecht (Nord) zu Mikromanagement, während sein Bruder Karl (Süd) früh Verantwortung delegierte.
Welcher ist Aldi-Teil ist heute mit rund doppelt so viel Umsatz der erfolgreichere?
Süd.
Na klar – den meisten Führungskräften, Unternehmern und Entscheidern ist es nicht neu: Verantwortung weitergeben und Aufgaben an Teammitglieder delegieren führt zum Erfolg.
Dennoch: Viele – inklusive mir – tun sich extrem schwer damit.
Viele Unternehmer und Alphatierchen müssen es erst schmerzhaft lernen. Viele von uns wollen es öfter tun, manche schaffen es einfach nicht:
Dinge an Menschen delegieren, die sie besser, schneller oder kostengünstiger erledigen können.
Warum Verantwortung abgeben?
Warum sollen wir überhaupt Aufgaben delegieren und Verantwortung abgeben? Ganz einfach: Keiner kann sich um alles kümmern.
Delegieren bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an passende Personen outzusourcen, also abzugeben. Das bringt dir als Führungsperson neue Freiräume.
Gleichzeitig schaffst du noch mehr Vertrauen bei deinen Mitarbeitern. Denn Mitarbeiter, denen Verantwortung übertragen wird, sind meist motivierter und arbeiten entsprechend eigenständiger. Das sorgt für bessere Ergebnisse in deinem Team. (Lies hierzu auch: 7+1 simple Tipps für Führungskräfte, die sofort zünden)
Schafft man es Aufgaben zu delegieren, profitiert man sofort mehrfach davon:
- Du kannst dich als Führungskraft auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren.
- Du bist weniger gestresst.
- Du förderst die Kompetenzen deines Teams und das Selbstbewusstsein deiner Leute.
- Deine Ergebnisse und die deines Teams werden besser, weil jeder Einzelne sich auf seine To Dos und seine Fachkompetenz fokussiert.
- Du steigerst automatisch Motivation, Kommunikation und Effizienz.
- Du wirst eine noch bessere Führungskraft.
Übrigens: Unten am Ende dieses Artikels kannst du das E-Book „66 Hacks für Entscheider“ kostenfrei herunterladen. Darin bekommst du 66 simple Tipps, um zur noch besseren Entscheider-Persönlichkeit zu werden. Alle Tipps stammen aus meinem Buch „Der Mitarbeiter-Magnet – 302 Hacks für Leader“ (Haufe-Verlag). (Download-Link unten am Ende dieses Artikels).
Welche Aufgaben kann ich überhaupt delegieren?
Mein größtes Problem war immer: Was sollte ich überhaupt delegieren?
Erledigt jemand anderes die Aufgaben genauso gut und gleichzeitig schnell, wie ich? Oder habe ich am Ende nur noch mehr Arbeit? Kostet es mich mehr Zeit und Nerven, weil ich immer nochmal nachjustieren und Fehler beseitigen muss?
Heute hilft mir ein ganz bestimmtes Instrument dabei, innerhalb weniger Sekunden zu wissen, ob ich eine bestimmte Aufgabe delegieren und damit Verantwortung weitergeben kann und sollte – oder nicht.
Damit du dich darauf fokussieren kannst, was wirklich wichtig ist, um deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen.
Das Zauberwort beziehungsweise das Zaubertool zum Delegieren von Aufgaben lautet: Eisenhower-Matrix!
Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Quadranten nach ihrer Dringlichkeit und nach ihrer Wichtigkeit.
Die Dringlichkeit findet sich auf der X-Achse: Dinge, die bis zu einem festen, nahenden Zeitpunkt oder zu einer Deadline erledigt sein müssen, sind dringend.
Die Wichtigkeit liegt auf der Y-Achse: Dinge, die notwendig sind, um deine persönlichen oder beruflichen Ziele zu erreichen, sind wichtig.
Um die Wichtigkeit einer Aufgabe einschätzen zu können, ist es natürlich unerlässlich, dir über deine persönlichen und beruflichen Ziele im Klaren zu sein. Dazu habe ich hier den Artikel „Persönliche Ziele: 6 konkrete Schritte und smarte Beispiele“ veröffentlicht.
Aufgaben delegieren, Aufgaben löschen
Einmal pro Woche gehe ich nun alle meine Aufgaben in der Inbox meiner To-Do-App durch, und packe eines der voreingestellten Labels an die Aufgaben, sortiere sie also in einen der vier Quadranten der Eisenhower-Matrix:
1. Dringend + Wichtig
2. Wichtig + nicht dringend
3. Dringend + nicht wichtig
4. Nicht Dringend + nicht wichtig
Ich persönlich nutze für diese wöchentliche Aufgaben-Planung und das Delegieren mein GTD-System („Getting Things Done“) in meiner Todoist App. Wie das genau funktioniert habe ich in meiner Mehr Produktivität & Wohlbefinden: Stressfreie Selbstorganisation durch GTD zusammengefasst:
Die klassische Eisenhower-Methode gibt dir nach dem Einsortieren deiner Aufgaben in die vier Quadranten nun folgende Handlungsanweisungen:
- Dringend + Wichtig: Do now!
- Wichtig + nicht dringend: Schedule!
- Dringend + nicht wichtig: Delegate!
- Nicht Dringend + nicht wichtig: Delete!
Verantwortung weitergeben: Das ist der magische Moment!
Delegate! Hiermit hast du ganz einfach und schnell die Aufgaben gefunden, die du an kompetente Mitarbeiter delegierst.
Als ich dieses System zum ersten Mal angewandt habe, war das ein sehr befreiendes und augenöffnendes Gefühl! Endlich wusste ich ganz klar, welche Aufgaben sehr sinnvoll zu delegieren sind.
Und hier kommt noch ein ganz wichtiger Punkt, was mit die Aufgaben der anderen Quadranten angeht:
Dringende Aufgaben übertrumpfen leider immer die wichtigen.
Deshalb sollte es dein Ziel stets sein, die Anzahl der Aufgaben, die das Label dringend bekommen, immer weiter zu verringern.
Das heißt: Alle Dinge, die du tun kannst, um zu standardisieren, automatisieren oder systematisieren oder alles, was du tun kannst, damit du Aufgaben leichter abgeben und delegieren kannst, gehören in den Quadrant „Wichtig“ für dich.
Zum Beispiel war die Aufgabe, mein GTD-System in meiner ToDoist-App um die vier Eisenhower Labels zu erweitern, eine für mich wichtige Aufgabe, weil ich dadurch in der Zukunft Aufgaben besser delegieren konnte und damit weniger dringende Aufgaben auf meinem Zettel haben würde.
Es ist möglich, sein eigenes Produktivitätssystem so weit zu optimieren, dass man irgendwann nahezu keine dringenden Aufgaben mehr auf dem eigenen Tisch liegen hat, sondern dass man sich nur noch um die wichtigen Aufgaben kümmern darf.
Und damit ist das Erreichen der eigenen persönlichen und beruflichen Ziele, der eigenen Vision und Mission unweigerlich vorprogrammiert!
Deine Umsetzungsaufgaben
- Mache dir die Grundaussage der folgenden Erkenntnis einmal ganz bewusst und denke für 5 Minuten darüber nach: „Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben sind selten wichtig.“
- Lies einen weiteren Artikel von mir, der dir hilft, deine Aufgaben noch besser zu delegieren. Ich habe dir darin zusammengestellt, wie du deine eigenen Ziele in 6 Schritten systematisch und einfach für dich erarbeiten kannst. Damit weißt du dann auch, welche Dinge wichtig für dich sind – nämlich alles, was aufs Erreichen dieser Ziele einzahlt.
- Gehe deine To-Do-Liste durch und hänge an jede einzelne Aufgabe das Label Wichtig, Dringend oder Dringend + Wichtig. Alles andere löschst oder archivierst du sofort. Nun weißt du, welche Aufgaben du delegieren und damit Verantwortung weitergeben kannst.
- Genieße die Magie die du in diesem Moment spürst – und überlege dir im nächsten Schritt, an welche Person oder an welches System du deine dringenden Aufgaben in Zukunft delegieren kannst.
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Zuletzt aktualisiert am 4. Oktober 2022