Wie schaffen wir es als Führungspersönlichkeit, Team-Leads oder Manager, dass jeder in unserem Team stets das tut, was gerade wichtig ist, um regelmäßig gute Ergebnisse zu erreichen? Eine Scrum Einführung hilft. In diesem Artikel erfährst du, wie das durch „Scrum light“ schnell und einfach gelingt. In 6 klaren und erprobten Schritten kannst du Scrum sofort bei dir im Team einführen.
Voraussichtliche Lesedauer: 12 Minuten
Agile Prozesse und Management-Methoden bieten genau hierfür tolle Möglichkeiten.
Gerade Spotify hat mit seinem ‚Spotify-Modell‘ das Arbeiten in Squads, Tribes, Chaptern und Gilden sowie mit der agilen Projektmanagement-Methode Scrum sehr populär gemacht.
In diesem Artikel fokussieren wir uns auf letztere: nämlich die Methode Scrum.
Vorweg: Die vollumfängliche Scrum Einführung ist recht komplex und würde mehrere solcher Artikel umfassen.
Doch die gute Nachricht ist:
Hier lernst du die ‚Scrum light‘ Methode kennen, bei der du mit rund 20 % des Aufwands zur Scrum Einführung bereits 80 % der Ergebnisse der Vollversion von Scrum mit deinem Team erreichen kannst.
Mit dieser Light-Variante können du und dein Team sofort loslegen, ohne Abhängigkeiten von anderen Personen oder Teams im Unternehmen.
Das Erfolgsgeheimnis nach der Scrum Einführung
Das Arbeiten in fest abgesteckten Zeitperioden ist das Erfolgsgeheimnis vom Scrum, um regelmäßig und planbar großartige Ergebnisse im Team zu erreichen.
Diese sogenannten Sprints können zum Beispiel zwei Wochen umfassen. Mit dieser Länge machen die meisten Teams gute Erfahrungen.
Grundsätzlich wird Scrum von vielen Softwareentwicklungsteams angewandt. Es funktioniert aber auch super für jegliche andere Arten von Teams. Ich habe es zum Beispiel in meinen Startups sowie bei der Daimler-Tocher Moovel auch mit meinen Marketing- und Design-Teams angewandt.
Und etwas Erwartungsmanagement vorab:
Wenn du und dein Team in Kürze loslegt Elemente von Scrum bei euch zu nutzen, braucht es erst einmal ein, zwei Sprints, bis sich die Prozesse richtig eingeruckelt haben. Das ist ganz normal.
Und dann möchte ich dir fast versprechen:
Nach einigen Sprints wird dein Team den Prozess lieben. Deine Leute arbeiten plötzlich viel eigenverantwortlicher im geschützten Raum, ohne Störfeuer und Unterbrechungen von außen.
Allen ist stets klar ist, was jetzt gerade wirklich wichtig ist. Sie wissen jederzeit transparent, wer aktuell woran arbeitet und was der aktuelle Stand des Projekts ist.
Ein sauber eingeführter Sprint-Rhythmus kann praktisch der Herzschlag der Zusammenarbeit in deinem Team sein.
Und sobald dieser Rhythmus perfekt funktioniert, hast du bereits 80 % der maximalen Teamperformance aus deinem Team herausgeholt – während die Arbeit für alle plötzlich deutlich weniger stressig und dafür geordneter sowie produktiver ist.
Übrigens: Unten am Ende dieses Artikels kannst du das E-Book „66 Hacks für Entscheider“ kostenfrei herunterladen. Darin bekommst du 66 simple Tipps, um zur noch besseren Entscheider-Persönlichkeit zu werden. Alle Tipps stammen aus meinem Buch „Der Mitarbeiter-Magnet – 302 Hacks für Leader“ (Haufe-Verlag). (Download-Link unten am Ende dieses Artikels 👇).
Höre dir zum Thema auch die Folge „Alles was du über Agile Führung wissen musst“ im B2B! Podcast an:
Vorbereitung zur Scrum Einführung: Vor dem ersten Sprint
Bevor wir gleich die ersten Schritte eures Scrum light Prozesses definieren, gilt es ein paar Vorbereitungen zu tätigen.
Das wichtigste, was du und deine Leute vorab wissen müsst:
Es gibt ab sofort einen zentralen Ort, an dem – entweder physisch vor Ort oder virtuell – praktisch alles passiert. Es ist sozusagen „das Gehirn“ deines Teams:
Das Scrum Board.
Hier siehst du einmal, wie das Scrum-Board meines Teams bei der Daimler-Tochter Moovel aussah:
Die zweite wichtige Info:
Während eines Sprints, der wie beschrieben am besten zwei Wochen (= 10 Arbeitstage) dauern sollte, gibt es bestimmte Meetings, die sich regelmäßig wiederholen. Manche täglich, mache nur ein Mal pro Sprint. Dazu kommen wir gleich.
Für den Erfolg eurer neuen agilen Zusammenarbeit ist es absolut entscheidend, dass diese Meetings unbedingt eingehalten werden und regelrecht unantastbar sind.
Das schöne für dich als Chef oder Manager:
Wenn dieses System erst einmal richtig läuft, dann brauchst du normalerweise keine anderen Meetings mehr mit deinem Team abzuhalten. Dein Team funktioniert dadurch nahezu perfekt von ganz alleine und produziert sozusagen tolle Ergebnisse „am Fließband“.
Der Terminkalender von allen Teammitgliedern – inklusive deinem eigenen – lichtet sich plötzlich. Und gleichzeitig werden Ziele schneller, leichter und stressfreier erreicht. (Lies hierzu auch: 7+1 simple Tipps für Führungskräfte, die sofort zünden)
Anleitung zur Scrum Einführung: Startet mit diesen Sprint-Meetings
Meine Empfehlung: Ab ins kalte Wasser!
Geht die folgenden Schritte durch und startet ganz einfach mit ihnen. Ein wichtiger Grundsatz bei der Scrum Einführung lautet:
Trust the process.
Die folgenden Schritte werden so jeden Tag genutzt von Tausenden Teams weltweit. Sie funktionieren.
Wie gesagt: Wenn nicht direkt beim ersten Sprint alles rund läuft – nicht aufgeben und einfach im nächsten Sprint wieder von vorne anfangen. Es lohnt sich.
Schritt 1: Das Scrum Board einrichten
Errichtet ein Scrum Board pyhsisch als Whiteboard im Office oder virtuell im Projektmanagement-Tool wie Asana, ClickUp, Teams oder Trello mit den 5 Spalten der folgenden Abbildung.
Dazu kommen zwei weitere Bereiche auf dem Board, nämlich einer zum Festhalten des aktuellen Sprint-Ziels – und einer für die sogenannten Retro-Maßnahmen.
Neben den 5 Spalten aus der folgenden Abbildung solltest du auch einem (virtuellen) Briefkasten einrichten, die Retro-Box.
Was es damit jeweils auf sich hat, schauen wir uns gleich näher an.
Ihr seid der erfolgreichen Scrum Einführung schon ganz nah und der erste Sprint kann beginnen! Ab sofort führt ihr regelmäßig die folgenden Sprint-Meetings durch und nutzt dafür die gerade erstellen Bereiche im Scrum-Board:
Schritt 2: Das Refinement Meeting
Bevor ihr dieses Meeting zum ersten Mal durchführt, solltest du als Manager alle Aufgaben, die aktuell bei euch im Team anstehen auf Post-its oder in virtuelle Tickets geschrieben haben und in priorisierter Reihenfolge in die linke Spalte des Boards namens ‚Backlog‘ gepackt haben.
Im Refinement Meeting geht ihr diese Tickets im Backlog dann nacheinander mit dem gesamten Team durch und besprecht sie. Was ist zum Erreichen der Aufgabe nötig? Welche Abhängigkeiten gibt es? Ist allen klar, was mit dieser Aufgabe gemeint ist?
Das Ziel:
Alle offenen Fragen und bestehenden Blocker zu den am höchsten priorisierten Aufgaben im Backlog werden gemeinsam geklärt, damit sie im nächsten Sprint bearbeitet werden können.
Der Rhythmus:
Das Refinement-Meeting findet 1 Mal pro Sprint statt. Es dauert mindestens zwei Stunden.
Schritt 3 für die Scrum Einführung: Das Sprint Planning
Der erste Tag startet und er beginnt mit diesem Meeting: Dem Sprint Planning.
Das Ziel:
Im Team wird entschieden, welche der am höchsten priorisierten Aufgaben im Backlog im anstehenden Sprint bearbeitet werden.
Diese Aufgaben werden am Board vom Backlog in die Spalte ‚Open‘ bewegt.
Optional könnt ihr im Sprint Planning gemeinsam das sogenannte ‚Sprint-Ziel‘ ausrufen. Damit gebt ihr diesem Sprint sozusagen ein übergeordnetes Motto, unter dem sich alle Aufgaben, die ihr auswählt, einordnen lassen. Alle Aufgaben in ‚Open‘ sollten dann direkt auf dieses Ziel einzahlen.
Das Sprint-Ziel tragt ihr im Bereich ‚Unser aktuelles Sprint-Ziel‘ ein.
Ein Sprint-Ziel wirkt sehr motivierend und zusammenschweißend auf alle Teammitglieder, sodass jeder stets weiß, was für die nächsten zwei Wochen das wichtige übergeordnete Thema ist.
Der Rhythmus:
Das Sprint Planning findet ein Mal pro Sprint statt, immer am ersten Tag des Sprints. Es dauert rund 30 Minuten und sollte nicht zu lang ausfallen, weil alle offenen Fragen zu Aufgaben bereits vorher im Refinement-Meeting geklärt wurden.
Schritt 4: Das Daily Standup
Es ist das wahrscheinlich bekannteste Scrum-Meeting: Das Daily Standup – oder auch Daily Check-In genannt.
Es findet jeden Morgen zur gleichen Zeit – am besten tatsächlich im Stehen – statt. Auch dieses Meeting ist praktisch unantastbar:
Bei uns damals im Startup Familonet gab es die Abmachung:
Wer auch nur eine Minute zu spät zum Daily Standup erschien, musste 5 Euro in die Team-Kaffeekasse werfen.
Das Prinzip:
Aufgaben werden von den Teammitgliedern, die sie bearbeiten, zunächst von der Spalte ‚Open‘ in ‚Doing‘ verschoben. Sobald sie erledigt sind, werden sie in die ‚Landebahn‘ verschoben – bis zum Daily Standup am nächsten Tag.
Denn dann werden sie von der Person, die sie erledigt hat, vor allen anderen ein wenig feierlich von der Landebahn in die Spalt ‚Done‘ gezogen.
Das kann durchaus unter einem kleinen Applaus der anderen passieren.
Der Effekt:
Alle bleiben stets im Bilde, welche Aufgaben bereits erledigt wurden.
Neben dieser Frage „Welche Aufgaben habe ich gestern erledigt?“ beantwortet jeder im Team auch kurz diese Fragen in wenigen Sekunden:
- Welche Aufgabe wird sich voraussichtlich heute durch mich bewegen?
- Wo gibt’s einen Blocker, der mich am Bewegen von Aufgaben hindert?
Wichtig: Mögliche Blocker werden in diesem Meeting nicht diskutiert, sondern zur Lösung nach dem Meeting mitgenommen.
Der Rhythmus:
Das Daily Standup findet an jedem Arbeitstag morgens zur gleichen Zeit statt und dauert nicht länger als 15 Minuten.
Schritt 5: Die Sprint Review
Noch zwei Steps und die Scrum Einführung ist erfolgreich …
Dieses Meeting findet am Ende jedes Sprints statt. Es ist praktisch der feierliche Abschluss: die Sprint Review.
Hier präsentieren sich alle gegenseitig noch einmal die erreichten Ergebnisse der letzten zwei Wochen. Es können zu diesem Meeting auch externe Gäste, zum Beispiel Mitglieder aus anderen Teams, eingeladen werden.
Wenn ihr ein Sprint-Ziel festgelegt hattet, wird der inhaltliche Fokus beim Präsentieren hierauf gelegt.
Nicht selten endet dieser Sprintabschluss mit einem gemeinsamen Feierabend-Bier.
Der Rhythmus:
Die Sprint Review findet ein Mal pro Sprint statt, immer am letzten Tag zum Abschluss. Das Meeting dauert rund eine Stunde.
Schritt 6: Die Retrospektive
Das Retrospektive-Meeting ist meiner Erfahrung nach das wohl wichtigste des gesamten Sprints.
Es bezieht sich immer auf den vergangenen Sprint und findet meistens in der Woche nach dem Abschluss des letzten Sprints statt.
Im Team wird der letzte Sprint Revue passieren gelassen:
- Was lief gut, was hätte besser sein können?
- Was wollen wir ab sofort anders machen?
Der Clou:
Im physischen oder virtuellen Briefkasten, der Retro-Box, wurden während des gesamten letzten Sprints Verbesserungsvorschläge gesammelt. Jedes Teammitglied kann jederzeit Ideen und Optimierungswünsche in die Box werfen.
Im Retrospektive-Meeting werden diese dann gemeinsam besprochen. Ein externer Moderator, zum Beispiel ein Mitglied eines anderen Teams, kann hier sehr hilfreich sein.
Gemeinsam werden bis zu 5 ‚Retro-Maßnahmen‘ beschlossen, die ab dem nächsten Sprint für alle gelten, um die Zusammenarbeit zu optimieren:
Diese werden am Scrum-Board im Bereich ‚Unsere Retro-Maßnahmen‘ für alle festgehalten, sodass sie alle jeden Tag vor Augen haben und sich daran halten können.
Die Scrum Einführung: Gemach, nach und nach…
Mein Tipp: Sende diesen Artikel hier an alle Teammitglieder, die in euren Scrum light Prozess involviert sein werden, um für’s gleiche Verständnis und eine erfolgreiche Scrum Einführung zu sorgen.
Eine weitere Möglichkeit zur Scrum Einführung: Führt die einzelnen Schritte und Meetings nach und nach ein.
Hier empfehle ich, mit dem Retrospektive-Meeting zu starten, um dann langsam aber sicher mit jeder Woche ein weiteres der oben beschriebenen Meetings einzuführen und nach einiger Zeit zum echten Sprint-Rhythmus zu gelangen.
Welche konkreten Schritte du außerdem gehen kannst, um zur noch besseren Führungspersönlichkeit zu werden, habe ich dir im folgenden momentan noch kostenfreien E-Book zusammengestellt (siehe unten).
Darin findest du 66 Hacks, mit denen deine Leute jeden Tag brillante Ergebnisse voller Motivation erzielen können:
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Alle 66 Hacks, um von einer guten zur brillanten Entscheider-Persönlichkeit zu werden, in diesem E-Book stammen aus meinem Buch „Der Mitarbeiter-Magnet: 302 Hacks für Leader“ (Haufe Verlag), das zum Start auf Platz 1 eingestiegen ist:
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Zuletzt aktualisiert am 8. September 2022